Hvordan komme i gang?

Det kan høres ut som et stort prosjekt å bytte medlemssystem. Gjennom årenes løp har det ofte blitt litt rot i registeret, og man har kanskje blitt mer avhengig av informasjon som ligger i hodet på enkeltpersoner enn man strengt tatt liker.

Fortvil ikke, vi skal nok klare å rydde opp. Her er oppskriften.

  Registrering

Vi må legge grunndata om organisasjonen, medlemskapstyper og priser inn i databasen før systemet kan tas i bruk. Dette er gjort på en time, og alle opplysninger kan endres senere.

  Testkonvertering

Så trenger vi et foreløpig testuttrekk av medlemsdata fra det gamle systemet. Får dere data inn i et regneark så skal vi klare å få det inn i systemet. Alt trenger ikke være i tipp-topp stand ennå.

  Prøvekjøring

Når vi har lastet inn medlemsinformasjon kan dere logge inn og se dere om i systemet. Dere får tilgang til brukerdokumentasjon, og hvis det er ønskelig kommer vi gjerne og gir opplæring (2-3 timer). Siden dere er i testmodus er det bare å gyve løs, for det sendes ikke ut fakturaer ennå.

  Endelig konvertering

Det tar vanligvis ikke lang tid å oppdage hva som eventuelt må finpusses på datauttrekket for å få korrekte data til produksjonskonverteringen. Erfaringen viser at det i litt eldre databaser kan være både utdaterte og inkonsistente data, og i sånne tilfeller må vi i samarbeid finne ut om det lønner seg å rydde opp før eller etter konvertering. Datauttrekk til endelig konvertering gjøres på kveldstid slik at systemet er klart til produksjon påfølgende morgen. Hvis det er store datamengder kan det være lurt å konvertere fredag ettermiddag slik at man har helgen til å kontrollere at alt har gått som forventet.

  Produksjonsstart

Vi har ekstra beredskap de første produksjonsdagene for å svare på spørsmål og utbedre eventuelle feilsituasjoner som måtte oppstå.

Hva må vi vite om dere?

• Navn, adresse, kontaktinformasjon, logo (til faktura), bankkonto for innbetaling
• Skal faktura sendes i eget brev eller pakkes sammen med medlemsblad?
• Hvor mange dager før fornyelse av medlemskapet skal ny faktura skal sendes ut?
• Betalingsfrist på faktura?
• Skal purring gjøres automatisk eller manuelt?
• Skal utløpte medlemskap stoppes automatisk to uker etter forfall på 2. purring?
• Produkter (medlemskapstyper, perioder (helår, halvår) osv)
• Medlemskapspriser
• Valg av teknisk løsning for selvbetjening fra hjemmesider (standard eller egenutviklet)
• Dataformater for produksjon av filer til trykkeri/pakkeri.
• Struktur for opptjening og utbetaling av verveprovisjon hvis det er aktuelt

Medlemsinformasjon

• Navn og adresse til medlemmene, eventuelt e-post og telefonnummer
• Navn og adresse til fakturamottaker hvis det er en annen en medlemmet
• Dato for siste utsendte faktura og dato for siste innbetaling
• Medlemskapsstype
• Automatisk fornyelse?
• Fakturatype (papir eller e-post)
• Kanal for purring (papir, e-post, SMS)